Wie lege ich ein neues Mitglied manuell an?

Schritt 1: E-Mail

Du kannst ein neues Mitglied selbst anlegen, ohne dass es sich über dein Anmelde-Widget registrieren muss. Gehe zu Mitglieder >> Verwalten und klicke auf Neues Mitglied erstellen. Der Assistent zur Mitgliedserstellung führt dich durch fünf Schritte: E-Mail, Konto, Mitgliedschaft, Zahlung und Überprüfung.

Schritt 1: E-Mail

1. Gib die E-Mail-Adresse des Mitglieds ein und klicke auf Suchen.
2. Klicke auf Weiter.

Wie es weitergeht, hängt von der E-Mail-Adresse ab:

• „Benutzer nicht gefunden“: Die Person hat noch kein Octiv-Konto. Im nächsten Schritt gibst du alle Mitgliedsdaten ein.
• Ein bestehendes Octiv-Konto wird gefunden (z. B. weil die Person bereits Mitglied an einem anderen Standort ist): Du siehst den Namen und den Hinweis, dass das bestehende Octiv-Konto mit diesem Standort verknüpft wird. Name und E-Mail-Adresse sind bereits ausgefüllt und können nicht geändert werden. Du musst nur noch die Angaben für deinen Standort ergänzen.
• Die Person ist bereits Mitglied an deinem Standort: Der Assistent weist dich darauf hin.

Schritt 2: Konto

Fülle die Mitgliedsdaten aus:

• Vorname und Nachname
• Mobilnummer (Pflichtfeld)
• Geburtsdatum und Geschlecht
• Hauptstandort: der Standort, an dem das Mitglied hauptsächlich trainiert.
• Programm
• Zugewiesener Mitarbeiter: der Mitarbeiter, der für dieses Mitglied verantwortlich ist.

Wenn der Hinweis erscheint, dass für diesen Standort zusätzliche Angaben erforderlich sind, fülle auch die angezeigten Felder aus. Dabei handelt es sich um Pflichtfelder, die dein Standort unter Einstellungen >> Anmeldung >> Pflichtangaben festgelegt hat, z. B. die Adresse oder Ausweisnummer des Mitglieds. Klicke anschließend auf Weiter.

Sobald du diesen Schritt abgeschlossen hast, wird das Mitglied zu deiner Mitgliederliste hinzugefügt. Wenn du den Assistenten danach schließt, bleibt das Mitglied mit dem Status Aktiv und ohne Mitgliedschaft in deiner Liste. Du kannst später eine Mitgliedschaft hinzufügen. Weitere Infos findest du hier: Wie füge ich manuell eine Mitgliedschaft zum Profil eines Mitglieds hinzu?

Schritt 3: Mitgliedschaft

1. Wähle die Mitgliedschaft des Mitglieds aus. Nutze die Tabs Alle, Wiederkehrend und Begrenzt oder das Suchfeld, um sie zu finden.
2. Lege das Startdatum fest. Ein Enddatum ist nicht erforderlich.
3. Klicke auf Weiter. Wenn du die Mitgliedschaft erst später hinzufügen möchtest, klicke auf Überspringen, später hinzufügen.

Schritt 4: Zahlung

Wähle die Zahlungsmethode des Mitglieds aus. Welche Felder anschließend angezeigt werden, hängt von der gewählten Methode ab:

• Barzahlung/Banküberweisung/Karte: Mitgliedschaften mit begrenzter Laufzeit werden einmalig in Rechnung gestellt. Wiederkehrende Mitgliedschaften werden entsprechend den Einstellungen deines Standorts oder dem Abrechnungsdatum des Mitglieds in Rechnung gestellt.
• Lastschrift: Ein fester Betrag wird jeden Monat am ausgewählten Abbuchungstag vom Bankkonto des Mitglieds abgebucht. Wähle den Abbuchungstag und gib die Bankdaten des Mitglieds ein: Bank, Kontotyp, Kontonummer (die Bankkontonummer, nicht die Kartennummer), Kontoinhaber und Bankleitzahl.
• Kartenabo: Wiederkehrende Zahlungen werden am Abrechnungsdatum von der Karte des Mitglieds abgebucht. Wähle ein Abrechnungsdatum. Wenn du kein Datum auswählst, gilt das Startdatum der Mitgliedschaft als Abrechnungsdatum.
• Vorauszahlung: Eine einmalige Vorauszahlung für einen festgelegten Zeitraum. Gib die Zahlungsmethode, den Zahlungsbetrag, das Startdatum der Zahlung, den Typ des Zahlungszeitraums und den Zahlungszeitraum ein. Nach Abschluss dieses Schritts wird eine bezahlte Rechnung für das Mitglied erstellt.
• Manuelle Rechnungsstellung: Rechnungen werden manuell erstellt und versendet. Es findet keine automatische Abrechnung statt. Mitglieder mit dieser Zahlungsmethode können keine Mitgliedschaften über die Octiv-App kaufen.
• Keine Zahlung: Die Mitgliedschaft wird dem Mitglied kostenlos zur Verfügung gestellt.

Erste anteilige Rechnung

Bei Barzahlung/Banküberweisung/Karte, Manueller Rechnungsstellung und Kartenabo kannst du die Option Möchtest du für diese Mitgliedschaft eine anteilige Rechnung erstellen? aktivieren. Das ist sinnvoll, wenn sich das Abrechnungsdatum vom Startdatum der Mitgliedschaft unterscheidet. Beim Kartenabo wird die Option angezeigt, sobald du ein Abrechnungsdatum ausgewählt hast, das vom Startdatum abweicht.

Bei Barzahlung/Banküberweisung/Karte und Manueller Rechnungsstellung gehst du anschließend so vor:

1. Gib den Rechnungsbetrag ein. Octiv zeigt dir den Mitgliedschaftspreis und einen vorgeschlagenen anteiligen Betrag als Orientierung an.
2. Wähle unter Zahlungsstatus eine der folgenden Optionen:
   • Das Mitglied hat bereits bezahlt: Wähle zwischen Barzahlung, Karte, Banküberweisung, Lastschrift oder Scheck.
   • Das Mitglied hat noch nicht bezahlt: Wähle zwischen Ad-hoc-Zahlung anfordern und Nur eine Rechnung erstellen.
3. Wähle unter Rechnung nach dem Absenden versenden? die Option Ja oder Nein.

Weitere Infos findest du hier: Wie funktionieren anteilige oder teilweise Abrechnungen?

Rabatt

Wenn du dem Mitglied einen Rabatt gewähren möchtest, wähle ihn unter Rabatt aus. Der Rabatt gilt nur für diese Mitgliedschaft und wird nicht auf zukünftige Mitgliedschaften übertragen.

Klicke auf Weiter.

Schritt 5: Überprüfung

Überprüfe die Angaben zum Mitglied, die Mitgliedschaft und die Zahlungsmethode. Wenn du die Mitgliedschaft oder die Zahlungsdetails ändern möchtest, klicke daneben auf Bearbeiten. Wenn alles stimmt, klicke auf Mitglied erstellen. Das Mitglied wird dann mit dem Status Aktiv angelegt.

Nachdem du das Mitglied angelegt hast

• Vertrag oder Verzichtserklärung senden: Gehe zu Mitglieder >> Verwalten, setze ein Häkchen neben dem Mitglied und wähle unter Sammelaktionen die Option Vertrag senden oder Verzichtserklärung senden. Weitere Infos findest du hier: Wie erstelle, versende und erneuere ich den Vertrag eines Mitglieds?
• Willkommens-E-Mail: Das Mitglied erhält eine Willkommens-E-Mail von deinem Standort. Sie enthält einen Link, über den es ein Passwort erstellen kann. Dafür muss die zuvor eingegebene E-Mail-Adresse verwendet werden. Der Link ist 24 Stunden gültig. Danach kann das Mitglied über Passwort vergessen auf der Anmeldeseite ein neues Passwort festlegen. Die E-Mail enthält außerdem Links zum Herunterladen der Octiv-App für iOS, Android und Huawei.
• Willkommens-E-Mail nicht erhalten? Hier erfährst du, wie du die E-Mail erneut versenden kannst: Wie versende ich eine Bestätigungs- oder Willkommens-E-Mail erneut an ein Mitglied?

Eine Übersicht über den gesamten Registrierungsprozess – einschließlich der Anmeldung über das Anmelde-Widget – findest du hier: Wie läuft die Registrierung eines Mitglieds ab?

Hinweis: Ich habe auch die Bezeichnungen der Menüpunkte übersetzt. Falls die Octiv-Oberfläche bei dir weiterhin auf Englisch eingestellt ist, können die tatsächlichen Menübezeichnungen abweichen.