Wie funktioniert die Warteliste?

Die Warteliste ermöglicht es Mitgliedern, sich für einen bereits ausgebuchten Kurs anzumelden. Octiv rückt Personen auf der Warteliste automatisch nach – allerdings nur innerhalb des Buchungsschwellenwerts des Kurses. So funktioniert es genau:

Der Warteliste beitreten

Wenn ein Kurs seine maximale Teilnehmerzahl erreicht hat, wird einem Mitglied, das buchen möchte, stattdessen die Warteliste angeboten. Mitarbeitende können jemanden auch manuell auf die Warteliste setzen.

Die Mitglieder werden in der Reihenfolge aufgenommen, in der sie sich eintragen – First In, First Out (FIFO). Mitglieder können sich über die Octiv App auf die Warteliste setzen, oder ein Coach kann sie über den Kalender hinzufügen.

Leads und Personen, die keine Mitglieder sind, können nicht auf die Warteliste gesetzt werden.

Wann rücken Mitglieder nach? – Der Buchungsschwellenwert

Sobald jemand auf der Warteliste steht, prüft Octiv, ob ein gebuchtes Mitglied storniert. Ob automatisch jemand nachrückt, hängt vom Buchungsschwellenwert des Kurses ab. Dieser legt fest, wie kurz vor Kursbeginn automatische Nachrückungen noch möglich sind:

• Beispiel: Bei einem Kurs um 18:00 Uhr mit einem Schwellenwert von 2 Stunden werden automatische Nachrückungen ab 16:00 Uhr nicht mehr durchgeführt.
• Wenn kein Schwellenwert festgelegt ist, verwendet Octiv standardmäßig eine Frist von 30 Minuten. Bei einem Kurs um 18:00 Uhr endet die automatische Nachrückung also um 17:30 Uhr. Dadurch wird verhindert, dass Mitglieder noch kurz vor Kursbeginn automatisch eingebucht werden.

Was passiert, wenn jemand storniert?

• Vor Ablauf der Frist: Die erste Person auf der Warteliste wird automatisch eingebucht, erhält eine Benachrichtigung und die Buchung erscheint wie gewohnt im Kalender. Alle anderen rücken einen Platz nach vorne.
• Nach Ablauf der Frist: Es passiert nichts automatisch. Obwohl nun ein Platz frei ist, wird niemand nachgerückt. Der Platz bleibt frei, aber Mitarbeitende können weiterhin manuell jemanden einbuchen.
• Niemand storniert: Wenn vor Ablauf der Frist kein Platz frei wird, wird niemand eingebucht. Das Mitglied wird nicht für den Kurs gebucht und der Wartelisteneintrag bleibt lediglich in der Historie des Kurses erhalten.

Warteliste verwalten (Admin)

Gehe zu Scheduling >> [Class] >> Waitlist >> View / Manage, um zu sehen, wer auf der Warteliste steht. Wenn ein Platz frei wird, kannst du von hier aus auch jemanden manuell einbuchen.

Warum kann ein Mitglied seine Position auf der Warteliste nicht sehen?

Das hängt von der Einstellung „Show member names in class“ ab:

• Aktiviert: Mitglieder können ihre Position auf der Warteliste sehen.
• Deaktiviert: Mitglieder können ihre Position nicht sehen. Diese Einstellung wird häufig aus Datenschutzgründen deaktiviert.

Mitglieder werden trotzdem benachrichtigt, wenn sie automatisch in den Kurs nachrücken.

Wichtige Punkte

• Eine automatische Nachrückung erfolgt nur vor Ablauf des Buchungsschwellenwerts (oder der standardmäßigen 30-Minuten-Frist).
• Mitglieder rücken nach dem Prinzip First In, First Out (FIFO) nach.
• Ein Mitglied wird nur benachrichtigt, wenn es erfolgreich in den Kurs eingebucht wurde.
• Wenn vor Ablauf der Frist kein Platz frei wird, wird das Mitglied nicht eingebucht. Der Wartelisteneintrag bleibt in der Kurshistorie erhalten.
• Nach Ablauf der Frist können durch verspätete Stornierungen trotzdem Plätze frei werden. Diese werden nicht mehr automatisch angeboten, können aber weiterhin vom Team manuell vergeben werden.