Wie läuft die Anmeldung eines neuen Mitglieds ab?
Octiv bietet zwei verschiedene Möglichkeiten, neue Mitglieder hinzuzufügen. Mitarbeiter können Mitglieder manuell anlegen, oder Mitglieder können sich selbst über das Anmelde-Widget bei deiner Einrichtung anmelden.
Mitglied manuell hinzufügen
Gehe zu Mitglieder > Verwalten > Neu erstellen, um den fünfstufigen Assistenten zum Erstellen eines Mitglieds zu öffnen:
E-Mail > Konto > Mitgliedschaft > Zahlung > Übersicht
Beim Erstellen wird automatisch eine Rechnung erstellt – unabhängig von der ausgewählten Zahlungsmethode.
Wenn sich das Abrechnungsdatum vom Startdatum der Mitgliedschaft unterscheidet, kann direkt beim Erstellen eine anteilige Rechnung erstellt werden. Aktiviere dafür im Schritt Zahlung die Option „Möchtest du eine anteilige Rechnung für diese Mitgliedschaft erstellen?“
Weitere Informationen findest du unter „Wie richte ich ein neues Mitglied manuell ein?“
Nach dem manuellen Hinzufügen erhält das Mitglied automatisch eine Willkommens-E-Mail. Darin wird erklärt, wie die App heruntergeladen und das Passwort eingerichtet werden kann.
Das Mitglied muss über „diesen Link“ in der Willkommens-E-Mail ein eigenes Passwort erstellen.
Erst nachdem das eigene Passwort erstellt wurde, kann das Mitglied auf die Octiv-App zugreifen.
Vertrag und Einverständniserklärung an ein Mitglied senden
Gehe zu:
Mitglieder > Verwalten > Kontrollkästchen neben dem entsprechenden Mitglied auswählen > Vertrag senden / Einverständniserklärung senden
Der Vertrag und die Einverständniserklärung werden per E-Mail an das Mitglied gesendet und können dort akzeptiert werden.
Sobald ein Mitglied den Vertrag oder die Einverständniserklärung akzeptiert, werden die IP-Adresse sowie Datum und Uhrzeit des Mitglieds erfasst. Dadurch ist die Zustimmung rechtlich bindend.
Eine Übersicht über alle Verträge und Einverständniserklärungen findest du unter:
Mitglieder > Verwalten > Ansicht von „Allgemein“ auf „Verträge / Einverständniserklärungen“ ändern > Datumsabfrage auf „Beitritt“ ändern
Mitglieder über das Anmelde-Widget registrieren
Das Anmelde-Widget findest du unter:
Einstellungen > Widgets > Anmeldung
Wenn deine Einrichtung mit einem der von Octiv angebotenen Zahlungsanbieter integriert ist, empfehlen wir, die URL statt des iFrames zu verwenden.
Die URL kannst du auf deiner Website hinterlegen, zum Beispiel hinter einem „Jetzt anmelden“-Button. Du kannst sie auch in deinen sozialen Medien, bei Linktree usw. verwenden.
Das Anmelde-Widget zeigt automatisch alle Mitgliedschaften an, die für neue Mitglieder zur Anmeldung verfügbar sind.
Weitere Informationen zur Verwendung des Anmelde-Widgets sowie dazu, wie Mitgliedschaften im Widget aktiviert oder deaktiviert werden, findest du in den entsprechenden Anleitungen.
Um die Einstellungen für die Anmeldung anzupassen, gehe zu:
Einstellungen > Anmeldung
Weitere Informationen zur Integration der Octiv-Widgets in deine Website und Social-Media-Plattformen findest du in der entsprechenden Anleitung.
Lastschrift & Ad-hoc-Zahlungen – Anmelde-Widget
Über das Anmelde-Widget müssen neue Mitglieder ihre persönlichen Daten eingeben, ihre Lastschriftinformationen hinterlegen und den Vertrag sowie die Einverständniserklärung akzeptieren.
Bei der Anmeldung können neue Mitglieder außerdem ein Startdatum für die Mitgliedschaft auswählen – entweder heute oder ein Datum in der Zukunft, unabhängig vom Mitgliedschaftstyp.
Wenn sich das Abrechnungsdatum vom Startdatum der Mitgliedschaft unterscheidet, kann ebenfalls eine anteilige Rechnung erstellt werden – genauso wie bei Mitgliedern, die manuell über Mitglied erstellen hinzugefügt werden.
Wenn einer dieser Schritte übersprungen wurde, wird das Mitglied zunächst als Ausstehend angezeigt.
Weitere Informationen zu ausstehenden Mitgliedern findest du unter „Barzahlung über das Anmelde-Widget“.
Das Anmelde-Widget fordert automatisch zur Eingabe der Lastschriftinformationen auf:
- Südafrika: Manuelle Eingabe
- Rest der Welt: Ausfüllen des Lastschriftmandats
Wenn alle Informationen korrekt eingegeben und der Vertrag sowie die Einverständniserklärung akzeptiert wurden, wird das Mitglied automatisch in der Mitgliederliste aktiviert.
Das bedeutet, dass es sofort die Willkommens-E-Mail mit Informationen zum Download der App und seinen Zugangsdaten erhält.
Bei Mitgliedern mit Lastschrift wird bei der Anmeldung automatisch eine Rechnung für das von ihnen ausgewählte Lastschriftdatum erstellt.
Wenn in den Anmeldeeinstellungen der Einrichtung die automatische Berechnung einer anteiligen Zahlung aktiviert ist, fällt die erste Lastschriftrechnung höher aus, da der anteilige Betrag zur nächsten Lastschriftrechnung hinzugefügt wird.
Barzahlung – Anmelde-Widget
Mitglieder, die beim Anmelde-Widget Barzahlung auswählen, werden nicht automatisch aktiviert.
Sie werden zunächst als ausstehende Mitglieder in deinem Octiv-Profil angelegt.
Das dient als Prüfprozess, damit Mitarbeiter überprüfen können, ob die Anmeldung gültig ist, und gegebenenfalls zuerst eine Zahlung per EFT/Überweisung anfordern können, bevor das Mitglied Zugriff auf die App erhält.
Erst wenn das ausstehende Mitglied aktiviert wurde, erhält es die Willkommens-E-Mail.
Ein ausstehendes Mitglied aktivieren
Gehe zu:
Mitglieder > Verwalten
Du kannst entweder nach dem Mitgliederstatus Ausstehend filtern oder auf den orangefarbenen Balken oben in der Mitgliederliste klicken, der anzeigt, dass sich Mitglieder im ausstehenden Status befinden.
Klicke anschließend auf ⋮ neben dem Namen des ausstehenden Mitglieds und wähle Aktivieren.
Sobald das ausstehende Mitglied aktiviert wurde, erhält es automatisch die Willkommens-E-Mail mit Informationen zum Download der App und zur Einrichtung des Passworts.
Wenn die anteilige Berechnung in den Anmeldeeinstellungen der Einrichtung aktiviert ist, wird für den noch offenen Betrag automatisch eine anteilige Rechnung für das ausstehende Mitglied erstellt.
Wenn diese Funktion nicht aktiviert ist, muss die anteilige Rechnung manuell erstellt werden.
Bei Mitgliedern mit Barzahlung wird automatisch eine Rechnung entsprechend den Kontoeinstellungen deiner Octiv-Einrichtung erstellt.
Wenn in den Anmeldeeinstellungen die automatische Berechnung der anteiligen Zahlung aktiviert ist, wird für das ausstehende Mitglied automatisch eine anteilige Rechnung über den noch offenen Betrag des Monats erstellt.